7 правил деловой переписки, которые покажут вас как профессионала

Содержание

  1. 1. Подстраивайтесь под клиента. Будьте тактичными даже тогда, когда вам долго не отвечают
  2. 2. Резюмируйте
  3. 3. Избегайте штампов и натянутой вежливости
  4. 4. Отвечайте на сообщения вовремя
  5. 5. Не разделяйте одну тему на несколько сообщений
  6. 6. Отвечайте конкретно и развернуто
  7. 7. Ведите переписку только на сайте биржи, если выполняете заказ там

Деловая переписка на фрилансе играет важную роль в установлении и поддержании деловых связей. Она помогает установить контакт с клиентом, обсудить детали проекта и создать приятную рабочую атмосферу.

Подстраивайтесь под клиента. Будьте тактичными даже тогда, когда вам долго не отвечают

Чтобы установить хорошие отношения с клиентом, учитывайте его пожелания. Выясните, в каком формате он предпочитает получать документы. Узнайте, где и когда ему удобно встретиться или пообщаться. Уделяйте внимание деталям и подстраивайтесь под его индивидуальные потребности.

В процессе работы возникают ситуации, когда клиент долго не отвечает вам. Не выпускайте недовольство и негатив. Вместо этого проявите терпение и тактичность. Напомните о сообщении, выразив надежду на скорый ответ. Помните, что у каждого свой график и возможные причины задержки.

Здравствуйте. Я надеюсь, что у вас все в порядке. Я просто хотел напомнить о нашем предыдущем обсуждении относительно вашего проекта. Если у вас возникли какие-либо вопросы или требуются дополнительные детали, я всегда готов помочь.

Резюмируйте

Это касается и документов, и договоренностей о встрече. Чтобы избежать недоразумений, важно резюмировать главные моменты в процессе деловой переписки. Прикладывайте краткое резюме документов, описывая их основные пункты или ключевые моменты. 

При обсуждении встречи отдельно выписывайте ее дату, время, место и продолжительность. После встречи текстово подведите краткие итоги. Так вы создадите общую основу для проведения дальнейших продуктивных встреч. 

Избегайте штампов и натянутой вежливости

Чтобы выглядеть профессионально, избегайте штампов и заезженных фраз. Не используйте общепринятые формулы приветствия и принятия. В частности, забудьте про «Доброго времени суток» или «Я вас услышал».

Общайтесь свободно, но уважительно. Найдите баланс между формальностью и свободным общением. Используйте вежливые обороты, но не пытайтесь создать чрезмерную формальность. Будьте открыты для общения, выражайте мысли четко и ясно, но при этом сохраняйте уважение к собеседнику.

Отвечайте на сообщения вовремя

Не отправляйте их, когда рабочий день или дедлайны подходят к концу. Своевременная реакция – важный аспект деловой переписки. Старайтесь отвечать на сообщения клиента в течение разумного времени. 

Не оставляйте их без ответа, особенно когда близятся дедлайны или рабочий день подходит к концу. Показывайте клиенту, что его вопросы и запросы важны для вас.

11:30. План проекта принят, можете приступать к работе.

11:35. Спасибо, приступаю.

Не разделяйте одну тему на несколько сообщений

Не допускайте спама в деловой переписке. Пожалейте собеседника, задумайтесь о количестве потенциальных уведомлений на его устройстве. Когда обсуждаете определенную тему, помещайте всю необходимую информацию в одном письме или сообщении. 

Разделение информации может привести к путанице и потере важных деталей. Кроме того, в одном письме проще вести логическую цепочку мыслей и аргументацию, что повышает понятность и эффективность коммуникации.

Здравствуйте. Хотел бы обсудить несколько вопросов, связанных с проектом N.

Вопрос 1: ...

Вопрос 2: ...

Вопрос 3: ...

Буду благодарен, если сможете предоставить развернутый ответ по каждому пункту!

Отвечайте конкретно и развернуто

Когда отвечаете на письма или сообщения, старайтесь быть конкретными и давать полные ответы. Не частите с короткими ответами типа «да» или «нет». Они не дают достаточной информации. Развернутые ответы позволят избежать дополнительных вопросов и недоразумений. 

Уделите внимание всем заданным вопросам и, если нужно, предоставьте дополнительные пояснения или материалы, чтобы ваш собеседник мог лучше понять вашу точку зрения или запрос.

Спасибо, я ознакомился с вашими вопросами и готов дать развернутые ответы на каждый из них!

Ведите переписку только на сайте биржи, если выполняете заказ там

Ведение всей коммуникации на платформе, где был заключен договор, является хорошей практикой. Это обеспечит защиту ваших интересов и даст возможность бирже контролировать процесс работы.

Официальный сайт биржи регистрирует и сохраняет все важные детали проекта, а также предоставляет защиту от возможных конфликтных ситуаций.

– Здравствуйте, приятно познакомиться. Рад, что вы откликнулись на мой заказ. Может быть, перейдем для дальнейших обсуждений в Telegram?

– Добрый день, абсолютно взаимно! Спасибо за ваше предложение о сотрудничестве. Готов приступить к работе уже сегодня. А для общения предлагаю остаться здесь. Так надежнее и правильнее. 

Практикуйтесь в деловой переписке на новой фриланс-бирже Ворк24 с самой низкой комиссией на рынке. И держите приветственный промокод на PRO-аккаунт на неделю – WORK7. Он снизит комиссию на 1%, сделает видимыми предложения других экспертов и выделит предложения к заказам.

Комментарии

Нет комментариев
Последние статьи
  • Приветствуем на платформе Ворк24!

    Добро пожаловать на фриланс-биржу Ворк24! Очень рады, что вы зашли к нам, и хотим поскорее познакомить вас с платформой.

  • Технические работы — Ноябрь 2023

    Уважаемые пользователи!Ворк24 – это совершенно новая платформа, и работа сайта может выполнять с некоторыми ошибками. Именно поэтому нам важна ваша обратная связь. Так мы сможем отслеживать ошибки и сбои в работе сервиса.Пишите свои замечания в комментарии или воспользуйтесь кнопкой «Что можно улучшить на сайте?», чтобы мы были в курсе всех багов и неточностей.

  • Новые идеи — Ноябрь 2023

    Уважаемые пользователи!Мы стараемся, чтобы сервис Ворк24 был сайтом, куда хочется возвращаться, где хочется работать и общаться с единомышленниками. Вы можете помочь в этом, предлагая идеи по улучшению функционала в комментариях!Самые нужные и полезные функции будут воплощены в жизнь как можно скорее.

  • Подборка бесплатных таск-менеджеров для организации рабочего времени

    Сегодня поговорим о том, как не потеряться в море задач и дедлайнов, когда работаешь на фрилансе. Для этого мы подготовили подборку топовых бесплатных таск-менеджеров, которые помогут упорядочить рабочее время и повысить продуктивность. Итак, поехали!1. TrelloНачнем с классики жанра. Trello – это универсальный инструмент с системой карточек, который подойдет как для индивидуальных проектов, так и для командной работы.  Заводите проект, создавайте колонки по этапам работы или видам задач, а затем перемещайте карточки с заданиями по этапам выполнения. Trello любят за гибкость и простоту, а ещё там куча шаблонов под любые задачи.2. AsanaСтильный и удобный таск-менеджер, который поможет вам не только организовать работу, но и построить эффективное взаимодействие с клиентами. Asana дает возможность не только создавать задачи, но и назначать их разным исполнителям, устанавливать сроки и приоритеты. Простой интерфейс и множество полезных фишек для управления проектами упрощают работу. 3. TodoistДля тех, кто любит минимализм, подойдет Todoist. Он позволяет создавать списки задач, устанавливать сроки и приоритеты. Можно также добавлять подзадачи и заметки. Todoist идеален для личного планирования и небольших проектов.4. WrikeWrike – отличный выбор для командной работы. Помимо стандартного функционала по созданию и управлению задачами, предлагает расширенные инструменты для проектного управления, включая тайм-менеджмент и аналитику. 5. ПланФиксПланФикс подойдёт для тех, кто хочет глубже анализировать свою работу. Он позволяет не только управлять задачами и проектами, но и настраивать автоматизацию работы, вести клиентскую базу. Идеален для фрилансеров, ведущих сразу несколько проектов. 6. JiraНезаменимый инструмент для IT-специалистов и тех, кто работает по гибким методологиям разработки. Jira позволяет детально настраивать процессы, следить за сроками и эффективно работать в команде.7. Bitrix24Bitrix24 – это целая экосистема для бизнеса. Кроме управления задачами и проектами, тут есть CRM, корпоративный чат, документооборот. Немного перегружен функциями, но если освоить – станет незаменимым помощником. Кстати, базовая версия бесплатная.8. Yandex.TrackerПростой и понятный инструмент от Яндекса. Yandex.Tracker позволяет быстро создавать задачи, устанавливать сроки и отмечать выполненное. Интеграция с другими продуктами Яндекса делает его особенно удобным для пользователей этой экосистемы.

  • Внедрение образовательной платформы с курсами на сайт Ворк24

    Хотим поделиться с вами новостью и пригласить принять участие в обсуждении нашей новой идеи.

Показать еще
Поможем выполнить проект любой сложности
Первые отклики уже через 10 минут
Гарантированные бесплатные доработки
Быстрое выполнение от 1 дня
Безопасная сделка
Прямой эфир журнала
Показать ещё
Темы журнала
Показать ещё
Прямой эфир