Как начислить зарплату в 1С: пошаговая инструкция

Выплаты персоналу — самая регулярная задача учета: ошибка в одном документе тянет за собой пересдачу отчетности и пени. Разберем, как начислить зарплату в 1С — от подготовки базы до перечисления денег и проверки итогов.

Содержимое этой статьи пригодится тем, кто:

• ведет учет в «1С:Бухгалтерии 8.3» или ЗУП 3.1;
• планирует бюджет на персонал;
• принимает дела у предшественника;
• контролирует работу приходящего бухгалтера.

По данным ФНС России, с 1 января действует прогрессивная шкала НДФЛ с пятью ставками — от 13 до 22%. Программа применяет новые ставки сама, но лишь при корректных настройках и верной последовательности документов.

Ниже — пошаговая инструкция с маршрутами по меню, суммами, мини-кейсом, таблицей ставок и разбором ошибок, из-за которых чаще всего расходятся налог и выплаты. Маршруты покажем для обеих программ и объясним, где проверять результат. Первый прогон займет около часа, дальше — быстрее.

Настройка 1С перед первым расчетом

Перед тем как начислять зарплату в 1С, программу нужно подготовить. Без этого документ не заполнится автоматически или посчитает суммы неверно. Настройка делается один раз, дальше вы к ней почти не возвращаетесь.

Параметры учета зарплаты

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». В общих настройках отметьте, что учет расчетов с персоналом ведется в этой программе.

Такой вариант подходит малому бизнесу, где бухгалтерия держит все в одной базе и платит людям по простым схемам. Для крупных штатов, смен, вахты и северных надбавок берут «1С:Зарплата и управление персоналом» — там больше видов начислений и гибче графики.

Дальше пройдите по трем блокам:

1. «Порядок учета зарплаты» — способ отражения в бухучете (счета 20, 26 или 44), даты выплаты аванса и окончательного расчета, метод подсчета аванса: процентом от оклада или по отработанному времени.

2. «Классификаторы» — виды доходов по НДФЛ и параметры взносов; они обновляются вместе с релизом, руками их не правят.

3. «Отражение в учете» — статья затрат «Оплата труда» для проводок по умолчанию.

Здесь же проверьте график работы: он привязан к производственному календарю, по которому программа считает норму дней. При желании включите резерв отпусков — флаг открывает документ «Начисление оценочных обязательств», но при штате больше 60 человек эта функция недоступна.

Прием сотрудников и оклад

Каждого работника заводят документом «Прием на работу»: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать». Укажите подразделение, должность, вид занятости, дату приема и оклад — плановые суммы программа потом подставит в документы сама.

Переводы и увольнения оформляются здесь же, отдельными документами. Если компания работает с подрядчиками по ГПХ, включите в настройках нужную опцию — вознаграждения попадут в зарплатные документы с корректными взносами.

В карточке физлица заполните ИНН, СНИЛС, дату рождения и заявленные вычеты на детей: без этих данных налог посчитается неверно, а отчетность не пройдет форматный контроль. Если сотрудники работали в компании до перехода на 1С, внесите начальные остатки по зарплате и налоговой базе с начала года — иначе прогрессивная шкала «обнулится».

✅Запомните! Кадровый документ всегда вводится раньше зарплатного. Иначе человек не попадет в табличную часть при автозаполнении, и его придется добавлять вручную.

Начисление зарплаты в 1С: порядок действий

Когда база готова, месяц закрывается одним документом. Начислением зарплаты в 1С управляет: в «Бухгалтерии» — «Начисление зарплаты», в ЗУП 3.1 — «Начисление зарплаты и взносов». Логика одинаковая, различается только глубина детализации.

Сначала введите все отклонения месяца: отпуска, больничные, разовые премии, прогулы. Тогда автозаполнение соберет полную картину, и ничего не придется досчитывать руками. Дальше действуйте по шагам.

1. Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления», нажмите «Создать» → «Начисление зарплаты».

2. Укажите месяц, организацию и планируемую дату выплаты — от нее программа отсчитает срок перечисления НДФЛ.

3. Нажмите «Заполнить». В таблицу попадут все сотрудники с действующими кадровыми документами; суммы посчитаются от оклада пропорционально отработанным дням по производственному календарю.

4. Проверьте колонки «Начислено», «НДФЛ», «Взносы». Премию или доплату добавляют кнопкой «Начислить» прямо в строке работника, отдельного человека — кнопкой «Подбор».

5. Проведите документ: «Провести и закрыть».

Датируют документ последним днем месяца — именно этим числом зарплата признается доходом и попадает в затраты. После проведения формируются проводки: Дт 20 (26, 44) Кт 70 — оплата труда, Дт 70 Кт 68.01 — налог, Дт 20 (26, 44) Кт 69 — взносы.

Посмотреть их можно кнопкой «Дт/Кт» в шапке, а табличную часть — выгрузить в файл для согласования: «Еще» → «Вывести список». В ЗУП детализация глубже: вкладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ» и «Взносы» показывают расчет по каждой строке.

Если платить нужно по одному подразделению, укажите его в шапке — автозаполнение отберет только этих людей. Уволенным программа прекращает начисления с даты увольнения, а совместителей считает по их доле ставки.

Аванс оформляют тем же документом, только с переключателем «Аванс». С 2023 года это зарплата за первую половину месяца: налог удерживается при каждой выплате, «безналоговых» авансов больше нет. При итоговом заполнении программа учтет авансовые суммы и доначислит остаток.

Ручные правки допустимы, но осторожно: повторное нажатие «Заполнить» стирает корректировки, а исправленная сумма без пересчета строки не обновит налог. Если расчет зарплаты в 1С дал неожиданный результат, ищите причину в кадровых данных и настройках, а не исправляйте цифры в строках — иначе ошибка вернется в следующем месяце.

НДФЛ, взносы и удержания при расчете

Налоги программа считает сама, однако бухгалтеру важно понимать, откуда берутся цифры, — иначе ошибку в расчете не заметить. Разберем параметры, действующие в 2026 году.

С 2025 года применяется прогрессивная шкала: ставка растет вместе с годовым доходом, причем повышенный процент касается не всей суммы, а только части сверх порога.

Годовой доход	Ставка налога
до 2,4 млн ₽	13%
2,4–5 млн ₽	15%
5–20 млн ₽	18%
20–50 млн ₽	20%
свыше 50 млн ₽	22%

❗Важный момент!

При доходе 3 млн ₽ за год по 15% облагаются только 600 тыс. ₽ превышения, налог составит 312 000 + 90 000 = 402 000 ₽. 1С ведет базу нарастающим итогом и меняет ставку автоматически — вручную ничего пересчитывать не нужно.

Для ориентира: порог 2,4 млн ₽ — это зарплата 200 000 ₽ в месяц. При окладе 100 000 ₽ налог составит 13 000 ₽, на руки выйдет 87 000 ₽ (без вычетов). Шкала касается основной базы — оклада, премий, отпускных. Дивиденды и доход от продажи имущества облагаются по своей двухступенчатой схеме 13/15%.

Перед налогом применяются вычеты: на первого ребенка — 1 400 ₽ в месяц, на второго — 2 800 ₽, на третьего и следующих — по 6 000 ₽, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽. Программа берет их из карточки физлица.

Страховые взносы в 2026 году идут по единому тарифу 30% до предельной базы 2 979 000 ₽, свыше нее — 15,1%. Льгота 15% с выплат сверх 1,5 МРОТ сохранена лишь для малого и среднего бизнеса из перечня отраслей, утвержденного правительством.

Отдельно в Соцфонд платят взносы на травматизм — от 0,2 до 8,5% по классу риска. Федеральный МРОТ с 1 января — 27 093 ₽: начисления ниже этой суммы за полную норму времени недопустимы. Облагаются оклад, премии, отпускные и вознаграждения по ГПХ; пособия и нормируемые компенсации — нет.

И еще одно новшество года: за руководителя взносы платятся минимум с МРОТ, даже если зарплата ему не начислялась.

Удержания вводятся отдельными документами: исполнительный лист регистрируют в одноименном журнале, алименты и погашение займов — через настройку видов удержаний. Программа снимет их после налога и покажет в расчетном листке отдельной строкой.

Лимиты она тоже контролирует: удержания по инициативе работодателя — до 20% выплаты, по исполнительным листам — до 50%, по алиментам на детей — до 70%. Формулы для самопроверки: НДФЛ = (база − вычеты) × ставка; к выплате = начислено − НДФЛ − удержания. Сошлись ручной пересчет по одному работнику и данные документа — значит, все настроено верно.

Ведомость и выплата: как закрыть месяц

Начисленные суммы сами по себе денег людям не переводят — нужна ведомость. Вид документа зависит от способа выплаты, указанного в карточке сотрудника или в настройках организации.

При перечислении на карты создают «Ведомость в банк»: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» → «Создать». Внутри зарплатного проекта дополнительно формируется реестр на зачисление, который выгружают в клиент-банк.

При выдаче наличными используют «Ведомость в кассу», а на ее основании — расходный кассовый ордер на всех сразу или документ «Выдача наличных» по каждому работнику.

Кнопка «Заполнить» подтянет суммы к выплате: начислено минус налог, ранее выданный аванс и удержания. Дата ведомости должна совпадать с фактическим днем перечисления — по статье 136 ТК РФ зарплата выдается не реже чем каждые полмесяца, а при совпадении дня выплаты с выходным деньги переводят накануне. От реальной даты зависит и срок уплаты НДФЛ, поэтому «рисовать» ее задним числом нельзя.

На аванс и окончательный расчет создаются отдельные документы. Отпускные и увольнительные не ждут конца месяца: их платят межрасчетной ведомостью — отпускные заранее, до начала отдыха, окончательный расчет — в день увольнения.

📌Закрепите!

Сроки уплаты налога через единый налоговый счет: удержали с 1-го по 22-е число — перечислите до 28-го числа того же месяца; удержали с 23-го по последний день — до 5-го числа следующего. Под каждый период подается уведомление об исчисленных суммах.

Кнопка «Оплатить ведомость» внизу формы создает кассовый документ одним нажатием. Возможна и частичная выплата: сумму в строке уменьшают, остаток попадет в следующую ведомость и не потеряется.

После выплаты на основании ведомости вводят платежное поручение и списание с расчетного счета — задолженность по счету 70 закрывается. Страховые взносы платят до 28-го числа следующего месяца одной суммой в составе единого платежа, уведомление по ним подают до 25-го. Комиссия банка за зачисление — прочие расходы, к зарплате она отношения не имеет.

Представим мини-кейс:

Торговая компания платила аванс 25-го, остаток — 10-го, но в документах ставила даты «как удобно». Цель — убрать пени по налогу.

Действия: сверили планируемые и фактические даты выплат, поправили настройки, стали заполнять ведомость днем реального платежа.

Результат: суммы в уведомлениях сошлись с платежками, пени перестали накапливаться уже со следующего месяца.

Проверка расчета: отчеты и своды

Проведенный документ — еще не гарантия точных цифр. Перед выплатой итоги сверяют отчетами: они собирают данные из всех документов месяца и подсвечивают расхождения, которые в табличной части не видны. Такая сверка занимает минуты — заметно меньше, чем поиск ошибки после жалобы работника.

Основные инструменты лежат в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате».

• «Анализ зарплаты по сотрудникам» дает помесячную картину: оклад, премии, налог, сумма на руки.
• «Полный свод начислений и удержаний» показывает итоги по организации — его сверяют с проводками и с расчетом по страховым взносам.
• «Расчетный листок» обязателен для выдачи персоналу: в нем видны составные части зарплаты, удержанные суммы и итог к выплате.
• «Расчетная ведомость Т-51» пригодится для архива и проверок.

Отдельно смотрят оборотно-сальдовую ведомость по счету 70: сальдо на конец месяца должно равняться сумме к выплате. Остаток по счету 68.01 сверяют с отправленными уведомлениями — так еще до сдачи 6-НДФЛ видно, все ли периоды удержания закрыты платежами.

Если свод, ОСВ и уведомления сходятся, регламентированные отчеты заполнятся без ручных правок. Быструю проверку по одному человеку удобно делать «Расчетным листком» за несколько месяцев подряд: скачки сумм видны сразу.

Из этих же данных собирается регламентированная отчетность в разделе «Отчеты»: 6-НДФЛ и РСВ — ежеквартально до 25-го числа, персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно. Когда своды сверены заранее, квартальная сдача превращается в формальность.

💡Заметьте!

Отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» ловит расхождения между исчисленным и удержанным налогом с точностью до копейки. Такие разницы обычно означают, что ведомость заполнили раньше, чем перепровели документ начисления.

Частые ошибки при начислении зарплаты

Большинство сбоев при начислении зарплаты в 1С возникает не из-за программы, а из-за порядка работы с ней. Ниже — восемь ситуаций, которые чаще всего приходится исправлять на практике, и способ закрыть каждую.

1. Нарушена последовательность документов. Начисление введено раньше кадрового приема, премия — после ведомости. Лечится перепроведением по порядку дат: «Операции» → «Групповое перепроведение документов». После него переформируйте отчеты и сверьте итоги заново.

2. Ручная правка без пересчета. Сумму в строке изменили, налог не тронули — итог не сходится, а следующее автозаполнение стирает корректировку. После правок обновляйте строку и проверяйте колонку с налогом.

3. Неверный месяц в шапке. Документ за март заполнили апрелем — суммы задвоятся. Проверяйте поле «Месяц начисления» до нажатия «Заполнить». Тот же контроль нужен при копировании прошлых документов.

4. Планируемая дата выплаты расходится с фактической. Сроки по налогу считаются от даты ведомости, и разрыв оборачивается пенями. Перед проведением сверьте дату с реальной платежкой.

5. Старый релиз. Ставки, МРОТ и предельная база взносов меняются ежегодно: без обновления расчет пойдет по прошлогодним параметрам, и весь год придется пересчитывать. Обновление ставит администратор базы или обслуживающий партнер.

6. Забытые вычеты. Заявление на ребенка есть, а в карточке физлица пусто — налог завышен, работник недополучил деньги, а возврат оформляется отдельной процедурой. Проверяйте карточки новичков в первый же месяц.

7. Правки задним числом. Изменение оклада прошлым месяцем без документа-перерасчета ломает базу по НДФЛ нарастающим итогом. Правильный путь — перерасчет текущим периодом.

8. Аванс без удержания налога. С 2023 года НДФЛ снимается с каждой выплаты, устаревшие схемы дают недоимку и штраф налогового агента.

Чек-лист перед закрытием месяца: кадровые документы проведены → начисление заполнено и сверено отчетом → даты в ведомости совпадают с платежами → уведомление и платежка по налогу отправлены в срок.

Половину пунктов закрывает простое правило: сначала документы, потом деньги. Пять минут на такую проверку экономят часы на исправлениях. Если ошибка все же попала в отчетность, сдайте уточненный расчет за тот же период — программа соберет его по исправленным данным.

Мини-FAQ

1. Каким числом начислять? Последним днем месяца — независимо от даты выплаты.

2. Нашли ошибку за прошлый период — что делать? Не править старый документ, а ввести корректировку текущим месяцем: база пересчитается нарастающим итогом.

3. Можно ли обойтись без ЗУП? Да. Для простых схем оплаты хватает «1С:Бухгалтерии»; ЗУП нужен при сложных графиках, сменах и большом штате.

4. Почему в двух отчетах могут встречаться разные суммы? Скорее всего, часть документов не перепроведена — обновите их и переформируйте отчет.

5. Как выдать расчетный листок? Кнопка «Печать» в документе или отдельный отчет; рассылку настраивают на почту сотрудников.

Подытожим

Начислить зарплату в 1С несложно, если держать последовательность: настройки, кадровые документы, документ начисления, ведомость, уплата налога и взносов. Программа берет на себя расчеты и проводки, а бухгалтерия — контроль дат и сверку итогов перед выплатой, чтобы ошибки не доходили до отчетности.

Эта инструкция описывает типовой месячный цикл расчета зарплаты в 1С. Отпуска и больничные оформляются отдельными документами, но встраиваются в тот же порядок — и тогда сотрудники получают деньги без задержек и пересчетов.

Вам нужна биржа фриланса для новичков или хотите заказать 1C-программирование?