Как оформить прием сотрудника в 1С: пошаговое руководство

Прием нового человека в команду — одна из самых частых и при этом ответственных задач кадровика и бухгалтера. Законодательство требовательно к срокам: государственные органы хотят получать информацию о движении кадров практически мгновенно. Малейшая ошибка, опечатка в букве фамилии или задержка отправки отчета на один день оборачивается для фирмы ощутимыми штрафами, а для самого работника — путаницей с больничными и пенсионным стажем.

Главный помощник кадровика в этой рутине — программы линейки 1С (чаще всего 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия). Цифровой кадровый учет берет на себя рутину: автоматически переносит реквизиты из карточки в договоры, формирует приказы, рассчитывает налоги, строит графики и готовит файлы для передачи в Социальный фонд России. Однако программа — лишь инструмент. Чтобы база работала без сбоев, человеку важно понимать внутреннюю логику системы.

Что сделать до оформления кадровых документов

Главное правило опытного кадровика — не спешить нажимать кнопку «Провести» в документе приема, пока не проверены все исходники. Кадровый учет не терпит суеты. Если занести человека в программу на скорую руку, вы рискуете столкнуться с целым комом проблем: отмененные приказы, пересчитанные страховые взносы, зависшие платежи в банке и отклоненные государственными фондами отчеты.

Какие документы запросить у кандидата

По закону (статья 65 Трудового кодекса РФ) при трудоустройстве соискатель обязан предъявить кадровику определенный комплект бумаг. Каждая цифра и строчка из них потребуется вам при заполнении профиля в 1С.

Паспорт гражданина или иной документ, удостоверяющий личность. Основной источник данных. Из него вы перенесете в систему ФИО, дату и место рождения, серию, номер, дату выдачи, код подразделения и адрес прописки. Переносите данные буква в букву. Если у человека в паспорте написано «пос. Снежный», не нужно писать «поселок Снежный». Особое внимание уделяйте буквам «Е» и «Ё», «И» и «Й» — для государственных роботов «Семенов» и «Семёнов» являются двумя абсолютно разными людьми.

СНИЛС (страховое свидетельство) или справка по форме АДИ-РЕГ. Это зеленый пластиковый прямоугольник или бумажная выписка с одиннадцатизначным номером пенсионного страхования. Данный номер является главным идентификатором человека в системе Пенсионного и Социального фонда. Без СНИЛС программа физически не позволит вам сдать ни один персонифицированный отчет.

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Двенадцатизначный код из налоговой инспекции. Он необходим, чтобы государство точно знало, за кого именно компания перечислила 13% или 15% налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Без ИНН невозможно сформировать корректные справки о доходах и сдать годовую отчетность.

Трудовая книжка или выписка о трудовой деятельности по форме СТД-Р (СТД-СФР). Бумажная книжка или электронная выписка из фонда показывают весь предыдущий опыт человека. Эти данные нужны кадровику не только для оценки квалификации, но и для точного расчета страхового стажа. От количества лет стажа напрямую зависит, в каком размере работник получит больничный лист: 60%, 80% или 100% от среднего заработка.

Документы воинского учета. Военный билет или приписное свидетельство (для граждан, подлежащих призыву). Каждая компания обязана вести воинский учет своих сотрудников. Данные из военника (звание, категория годности, состав, номер ВУС и наименование комиссариата) заносятся в карточку 1С, после чего программа помогает сформировать извещения для отправки в военкомат.

Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Диплом, аттестат, удостоверение или сертификат. Запрашивается в тех случаях, когда работа требует подтвержденных навыков (например, у врачей, водителей, бухгалтеров, электромонтеров или педагогов).

Медицинская книжка или справка о прохождении предварительного медосмотра. Обязательный документ для тех, кто будет работать с людьми, продуктами питания, в детских учреждениях, сфере обслуживания, а также на тяжелых или вредных производствах. Без действующего медосмотра допускать человека к работе категорически запрещено законом.

Проверяем и настраиваем справочники в 1С

Когда оригиналы бумаг лежат на вашем столе, откройте программу и убедитесь, что база готова к работе. Все основные сведения о структуре вашего бизнеса хранятся в специальном блоке программы — «Справочники». Их нужно проверить в первую очередь.

Справочник «Организации». Зайдите в этот раздел и проверьте, корректно ли заполнены карточки ваших юридических лиц или ИП. Здесь должны быть указаны точные реквизиты: полные и сокращенные наименования, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, подписи ответственных лиц (генерального директора, главного бухгалтера), а также параметры регистрации в СФР и налоговой. Если в реквизитах компании есть опечатка, она перекочует во все трудовые договоры и кадровые приказы.

Справочник «Подразделения». Этот каталог отражает реальную структуру вашего предприятия. В нем создаются записи обо всех отделах, цехах, службах, региональных представительствах и складах. Перед тем как нанимать человека, убедитесь, что отдел, в который он выходит, уже создан в программе. Если отдела нет — добавьте его через кнопку «Создать», указав наименование и вышестоящее подразделение (если структура иерархическая).

Справочник «Должности». Каталог хранит наименования всех профессий и позиций, которые существуют в вашей фирме. Важнейшее правило: название должности в 1С должно один в один соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей (ОКПДТР) и профстандартам, если они применяются в вашей отрасли. Не стоит заниматься творчеством и писать «супер-менеджер» или «главный по продажам» — пишите «Менеджер по продажам». От правильности наименования зависит право работника на льготную пенсию и специальный стаж.

Подготовка штатного расписания и графиков работы

Перед оформлением кадрового приказа программа должна «понимать», на какую именно ставку вы берете человека и по какому графику он будет трудиться.

Штатное расписание. В современных конфигурациях 1С (например, 1С:ЗУП) ведение истории штатного расписания обычно включено по умолчанию. Это значит, что вы не можете просто взять и нанять человека на любую придуманную должность. В программе должна быть утвержденная позиция с указанием количества штатных единиц и вилки окладов. Если вы нанимаете нового специалиста, сначала проверьте, есть ли в штатке свободная (вакантная) ставка. Если ставки нет или она занята другим сотрудником, нужно сначала ввести документ «Изменение штатного расписания», добавить новую штатную единицу, утвердить его и только потом переходить к оформлению человека.

Графики работы. Зарплата в 1С рассчитывается исходя из отработанного времени. Для этого каждому сотруднику привязывается его личный или групповой график. В программе заранее должны быть настроены все используемые на предприятии режимы труда:

• Стандартная пятидневка: 40 часов в неделю, 8 часов в день с понедельника по пятницу, суббота и воскресенье — выходные.
• Шестидневка: 40 часов в неделю с сокращенным рабочим днем в субботу.
• Сменный график: например, «два через два» по 12 часов или «сутки через трое». В таких графиках подробно прописывается чередование рабочих и выходных дней, а также количество дневных, ночных и вечерних часов.
• Неполный рабочий день: например, 20 часов в неделю (для работы на полставки).

Пошаговая инструкция по оформлению человека в 1С

Когда подготовительные работы завершены, переходим к основному процессу. В программе 1С процедура приема четко разделена на три последовательных шага: внесение данных в справочник «Физические лица», создание карточки в справочнике «Сотрудники» и оформление финального документа «Прием на работу». Не пытайтесь перепрыгнуть через один из них — строгая последовательность гарантирует идеальный порядок в базе данных.

Шаг 1. Вносим данные в справочник «Физические лица»

Первым делом мы заносим в программу человека как личность, как гражданина. Справочник «Физические лица» хранит персональные биометрические и паспортные сведения, которые остаются неизменными на протяжении всей жизни человека, независимо от того, где и кем он работает.

Чтобы создать новую запись, перейдите в раздел программы «Кадры» -> «Физические лица» и нажмите кнопку «Создать».

Перед вами откроется форма анкеты. Заполняйте ее аккуратно, используя оригиналы документов:

• ФИО. Заполняйте поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Если у гражданина иностранного государства нет отчества по паспорту, оставьте это поле пустым. Не ставьте в нем прочерки или слова «нет».
• Дата рождения и пол. Заполняются на основании первой страницы паспорта. Дата вводится в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Паспортные данные. Перейдите на вкладку «Документы, удостоверяющие личность». Выберите вид документа (обычно это «Паспорт гражданина РФ»). Внесите серию (4 цифры) и номер (6 цифр). Обязательно заполните дату выдачи, код подразделения и наименование органа, выдавшего документ. Эти строчки автоматически подтянутся в печатную форму трудового договора и различные справки.
• СНИЛС. Введите одиннадцатизначный номер пенсионного свидетельства. В 1С заложен специальный алгоритм проверки: программа автоматически считает контрольное число по формуле Соцфонда. Если вы случайно ошибетесь хотя бы в одной цифре, программа подсветит поле красным цветом и не даст сохранить неверный номер.
• ИНН. Внесите двенадцатизначный налоговый номер физлица. Программа также проверит его корректность по контрольному символу.
• Адреса и контакты. Перейдите в блок контактной информации. Укажите адрес по прописке (постоянной регистрации) и адрес фактического проживания (если они отличаются, снимите галочку «Совпадает с адресом по прописке»). Вносите адрес через встроенный классификатор ФИАС (ГАР) — выберите регион, город, улицу, дом и квартиру из выпадающего списка. Также впишите мобильный телефон и адрес электронной почты.

После того как все поля заполнены, нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Шаг 2. Создаем элемент в справочнике «Сотрудники»

Теперь нам нужно превратить абстрактное физическое лицо в нашего работника. Для этого используется справочник «Сотрудники».

Перейдите в раздел «Кадры» -> «Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму создания нового сотрудника. Здесь происходит важнейшее действие — связывание физлица с рабочей карточкой:

• В поле «Имя» начните вводить фамилию человека, которого вы только что внесли в справочник «Физические лица».
• Программа сразу проведет поиск по базе и выдаст всплывающее окно-предупреждение с сообщением о том, что найден человек с похожими данными, и предложением подтвердить совпадение.
• Внимательно посмотрите на предложенный вариант (там отобразятся ФИО, дата рождения и СНИЛС) и подтвердите выбор.

Это ключевой момент. Нажав кнопку подтверждения, вы привязываете новую рабочую карточку к уже существующему профилю физического лица. В результате 1С автоматически подтянет в карточку сотрудника все паспортные данные, ИНН, СНИЛС и адрес. Вам не придется вводить эти строчки повторно.

Далее в карточке сотрудника заполняются рабочие параметры.

Вид занятости. Укажите, как именно нанимается человек: «Основное место работы», «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство».

Табельный номер. Программа присваивает его автоматически по порядку нумерации, принятому в вашей базе. Табельный номер будет сопровождать человека во всех внутренних регистрах, расчетных ведомостях, табелях и приказах. При необходимости его можно скорректировать вручную (например, если у вас используется сложная нумерация с буквами или индексами филиалов).

Разделение на «Физические лица» и «Сотрудники» имеет фундаментальное значение для архитектуры 1С. Физическое лицо — это конкретный человек со своими паспортными данными. Сотрудник — это его рабочее кресло или роль в вашей организации. Человек в физическом смысле у вас один. Но если он трудится на основной должности на полную ставку и одновременно подрабатывает в вашей же компании на полставки по внутреннему совместительству, у него будет одно физическое лицо в базе, но два разных сотрудника с разными табельными номерами.

Шаг 3. Заполняем документ «Прием на работу»

Мы подошли к финальному кадровому действию. Карточка сотрудника создана, но человек еще не числится в штате официально, пока не проведен соответствующий документ.

Прямо из карточки сотрудника нажмите на ссылку «Оформить прием на работу» (или перейдите в раздел «Кадры» -> «Приемы, переводы, увольнения» -> «Создать» -> «Прием на работу»).

Перед вами откроется главный кадровый документ. Внимательно заполните его вкладки.

Вкладка «Главное»:

• Дата документа. Дата издания приказа (обычно совпадает с датой подписания договора или предшествует ей).
• Дата приема. День, с которого сотрудник официально приступает к выполнению своих обязанностей (первый рабочий день по договору).
• Организация. Выбирается юридическое лицо из справочника.
• Подразделение. Выбирается отдел из справочника подразделений.
• Должность. Выбирается позиция из справочника должностей. Если включено штатное расписание, выберите нужную позицию штатки — программа сама заполнит подразделение и должность.
• Количество ставок. Указывается доля ставки (например, 1 — полный рабочий день, 0.5 — полставки, 0.25 — четверть ставки).
• График работы. Выбирается из ранее настроенного справочника графиков (например, «Пятидневка 40ч»).
• Испытательный срок. Если человеку назначен испытательный срок, укажите его продолжительность в месяцах (например, 1, 2 или 3). По закону для большинства работников испытательный срок не может превышать 3 месяцев, а для руководителей и их заместителей — 6 месяцев. Если испытательного срока нет, оставьте поле пустым.

Вкладка «Оплата труда»:

• Начисления. В табличной части укажите вид оплаты. Для большинства сотрудников это «Оклад по дням» или «Оклад по часам». В столбце «Размер» впишите сумму полного оклада в рублях согласно штатному расписанию. Если человек принимается на 0.5 ставки, вписывается размер полного оклада за полную ставку, а программа сама пересчитает фактическую выплату пропорционально отработанному времени.
• Постоянные надбавки. Если сотруднику положены ежемесячные доплаты (за квалификацию, персональная надбавка, выслуга лет), добавьте их отдельными строками через кнопку «Добавить», указав сумму или процент.
• Районный коэффициент и северная надбавка. Если ваша компания или ее филиал находится в регионе с особыми климатическими условиями, программа автоматически подтянет нужные проценты из настроек организации или подразделения.

Вкладка «Трудовой договор»:

• Номер и дата договора. Внесите реквизиты подписанного письменного договора.
• Срок договора. Если договор бессрочный, галочка «Срочный трудовой договор» не ставится. Если договор заключается на определенный срок (до 5 лет), поставьте галочку, укажите дату окончания и обязательно выберите из списка законное основание срочности согласно статье 59 ТК РФ (например, «На время исполнения обязанностей отсутствующего работника» или «Для выполнения временных работ до двух месяцев»).

Вкладка «Учет затрат». Здесь указывается способ отражения заработной платы в бухгалтерском учете (например, счет 26 «Общехозяйственные расходы», счет 20 «Основное производство» или счет 44 «Расходы на продажу»). Это необходимо для того, чтобы при автоматическом формировании проводок зарплата правильно списывалась на нужные статьи затрат.

После заполнения всех полей нажмите кнопку «Записать», а затем «Провести». С этого момента документ вступает в силу, и человек официально считается принятым в штат компании.

Оформляем сотрудников с особым статусом

Стандартная схема приема подходит примерно для 80% рядовых офисных сотрудников. Однако в практике кадровика регулярно возникают ситуации, когда соискатель имеет специальный правовой статус или особые условия труда. Программа 1С умеет гибко подстраиваться под такие нюансы, главное — знать, где поставить нужные флажки.

Внутренние и внешние совместители

Совместительство — это выполнение сотрудником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

Ограничение по времени. По закону совместитель не может трудиться более 4 часов в день. Поэтому при оформлении в 1С для совместителя всегда выбирается специализированный график работы (например, «Пятидневка 20 часов» или «Совместительство 4 часа в день»).

Внешний совместитель. Человек работает на основном месте в другой компании, а к вам пришел подработать. В 1С вы создаете новое Физическое лицо, затем нового Сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство» и проводите Прием на работу с оплатой пропорционально отработанному времени или на условиях полставки (0.5).

Внутренний совместитель. Человек уже трудится в вашей фирме на основной должности и берет на себя дополнительную роль. Главное правило: не создавайте в программе новое Физическое лицо! Найдите в справочнике «Сотрудники» существующего человека, нажмите «Создать» и выберите его же физлицо. Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». В документе приема укажите вторую должность, отдельный график и размер оплаты за совмещение.

Дистанционные и удаленные работники

С развитием удаленки оформление дистанционных кадров стало повседневной нормой. Законодательство требовательно к формулировкам в договоре удаленщика, и 1С помогает соблюсти эти нормы. При оформлении Приема на работу дистанционного сотрудника перейдите на вкладку «Трудовой договор» и обязательно установите флажок «Работает дистанционно».

Что делает этот флажок в программе:

• Меняет автозаполнение печатных форм. Из текста трудового договора и приказов убираются требования об обязательном указании адреса физического рабочего места в офисе компании.
• Меняет логику учета рабочих мест и спецоценки (СОУТ). Для дистанционщиков не требуется проводить специальную оценку условий труда и присваивать класс вредности.
• Позволяет настроить особые виды выплат. Если удаленщик использует в работе собственный ноутбук, монитор, гарнитуру или оплачивает домашний интернет, фирма может выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества. В 1С создается специальный вид начисления «Компенсация за использование личного оборудования». По закону эта сумма не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленных лимитов (или сумм по документальным расходам).

Вредные и опасные условия труда

Если ваша фирма занимается производством, строительством, транспортными перевозками или эксплуатацией сложного оборудования, рабочим местам по результатам СОУТ присваивается класс вредности (3.1, 3.2, 3.3, 3.4 или 4).
При оформлении человека на «вредную» должность в 1С необходимо отразить следующие параметры:

• Дополнительный тариф страховых взносов. В карточке должности или в документе приема указывается класс условий труда. Это активирует в программе автоматический расчет дополнительных страховых взносов в СФР по повышенным тарифам (от 2% до 8%). Это необходимо, чтобы у человека формировалось право на досрочный выход на пенсию.
• Право на дополнительный оплачиваемый отпуск. За работу во вредных условиях (классы 3.2 и выше) работнику положено не менее 7 календарных дней дополнительного отпуска в год. В документе приема на работу в разделе «Права на отпуск» добавляется строчка «Вид отпуска: Дополнительный за вредные условия труда» с указанием количества дней.
• Сокращенная продолжительность рабочего времени. Для класса 3.3 и выше рабочая неделя не может превышать 36 часов. В 1С человеку назначается соответствующий сокращенный график с сохранением полной оплаты труда.

Что сделать после проведения документа в 1С

Вы нажали кнопку «Провести» в документе приема. Но процесс найма на этом не завершен. Теперь необходимо сформировать бумажные первичные документы, сдать обязательную государственную отчетность и проверить, как внесенные данные отразились в аналитической системе фирмы.

Шаг 1. Формируем и подписываем печатные формы

Из проведенного документа «Прием на работу» по кнопке «Печать» вы можете сформировать полный комплект необходимых бумаг.

Приказ о приеме на работу (унифицированная форма Т-1). Хотя с 2021 года применение формы Т-1 стало необязательным и работодатели вправе не издавать приказ, большинство компаний продолжают вести этот документ для внутреннего порядка. Распечатайте приказ и передайте его сотруднику на подпись. По закону ознакомить работника с приказом нужно в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы.

Трудовой договор. Если в вашей конфигурации 1С настроены шаблоны печатных форм, программа сама подтянет реквизиты сторон, ФИО, паспортные данные, оклад, график и сформирует готовый текст договора в двух экземплярах. Один экземпляр с подписью работника подшивается в личное дело, второй с отметкой «Экземпляр получен на руки» остается у работника.

Согласие на обработку персональных данных. Обязательный документ по закону № 152-ФЗ. Распечатывается и подписывается человеком до того, как его данные будут внесены в любые информационные системы.

Шаг 2. Отправляем отчет ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) в Социальный фонд

При любом кадровом мероприятии (прием, перевод, увольнение) работодатель обязан уведомить Социальный фонд России. Для этого используется подраздел 1.1 единой формы ЕФС-1.

При приеме на работу его необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или заключения трудового договора.

Пример: Если приказ о приеме вы издали в пятницу 10 числа, отчет ЕФС-1 должен быть отправлен в СФР не позднее понедельника 13 числа. За просрочку хотя бы на один день Соцфонд выпишет персональный штраф на руководителя организации.

• Перейдите в раздел «Кадры» -> «Сведения о трудовой деятельности сотрудников (СТД-Р, ЕФС-1)» (или «Отчеты» -> «1С-Отчетность»).
• Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, ЕФС-1 подраздел 1.1».
• Укажите дату документа и нажмите кнопку «Заполнить».
• Программа автоматически найдет проведенный документ приема на работу и добавит строчку с мероприятием «ПРИЕМ».
• Проверьте заполненные данные: ФИО, СНИЛС, дату приема, наименование должности и обязательно Код выполняемой функции по ОКЗ (пятизначный цифровой код вида «XXXX.X», который программа подтягивает из карточки должности).
• Нажмите кнопку «Провести», проверьте файл встроенной службой проверки и отправьте его в СФР прямо из программы через сервис «1С-Отчетность» (или выгрузите файл для отправки через сторонние сервисы сдачи отчетности).
• Отчет считается сданным только после того, как от СФР поступит положительный протокол приема с зеленым статусом «Сдано».

Чек-лист кадровика: проверь себя перед закрытием дня

• Комплект документов соискателя собран в полном объеме (паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая/СТД-Р, военник, диплом, медосмотр).
• Проверено наличие физлица в базе 1С. Дублей не создано.
• Карточка «Физическое лицо» заполнена на 100% (ФИО строго по паспорту, СНИЛС, ИНН, адрес по ФИАС, телефоны).
• Карточка «Сотрудник» привязана к физлицу, выбран правильный вид занятости (основное/совместительство) и присвоен табельный номер.
• Документ «Прием на работу» заполнен и проведен (указаны дата, подразделение, должность, ставка, оклад, график, условия испытания и срок договора).
• Распечатан и подписан сотрудником приказ о приеме (форма Т-1) и согласие на обработку персональных данных.
• Подписан трудовой договор в двух экземплярах (один с отметкой о получении выдан работнику).
• Сформирован, проверен и отправлен в СФР отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) с кодом ОКЗ. Получен зеленый протокол проверки.
• Проверена штатная расстановка: вакансия корректно занята новым сотрудником.