Как создать корпоративную почту на своем домене в 2024?

Корпоративная почта играет важную роль в современном бизнесе. Она обеспечивает профессиональное общение, повышает доверие клиентов и улучшает внутренние коммуникации. Использование собственного домена для почты позволяет компании выделиться на фоне конкурентов, укрепляет бренд и гарантирует безопасность обмена информацией. Корпоративная почта также облегчает управление учетными записями сотрудников и обеспечивает контроль над корпоративной перепиской

Что такое корпоративная почта?

Корпоративная почта

— это специализированная служба электронной почты, которая использует доменное имя компании, отличаясь тем от стандартных почтовых сервисов. Она позволяет сотрудникам иметь адреса электронной почты, которые являются отражением их профессиональной принадлежности к организации, например, имя@вашакомпания.com.

Основные преимущества корпоративной почты:

• Возможности настройки мер безопасности и защиты данных значительно увеличивают уровень защиты.
• Облегчает управление доступом сотрудников к корпоративным ресурсам.
• Использование собственного домена добавляет профессионализм и узнаваемость во внешние коммуникации компании.

Зачем нужна корпоративная почта?

Корпоративная почта является ключевым инструментом для достижения нескольких важных бизнес-целей:

Повышение доверия клиентов

Использование профессионального почтового адреса на собственном домене компании способствует формированию положительного имиджа и укрепляет доверие клиентов. Это показывает серьёзность подхода к бизнесу и заботу о конфиденциальности переписки.

Улучшение внутренней коммуникации

Корпоративная почта обеспечивает удобные и эффективные средства для внутренней коммуникации. Она позволяет организовать почтовые группы, общие папки и календари, что значительно упрощает координацию работы сотрудников.

Настройка маркетинговых рассылок

С помощью корпоративной почты легко настроить и контролировать маркетинговые кампании, управлять рассылками и отслеживать отклики. Это дает возможность проводить целевые кампании, повышая их эффективность и охват.

Регистрация доменного имени для корпоративной почты

Выбор доменного имени

• Выбирайте короткое, запоминающееся имя, которое ассоциируется с вашим брендом или отраслью. Избегайте специальных символов и чисел для упрощения написания и запоминания.
• Желательно использовать расширение .com, поскольку оно наиболее узнаваемо.

Проверка доступности домена

• Используйте онлайн-сервисы для проверки доступности желаемого доменного имени, такие как сервисы регистраторов доменов или специализированные поисковые системы для доменов.

Процесс регистрации

• Выберите надежного регистратора с хорошей репутацией. Учитывайте такие факторы, как стоимость, предлагаемые услуги, удобство использования их платформы, а также качество технической поддержки.
• В зависимости от региона или страны, может потребоваться предоставление дополнительных документов, таких как удостоверение личности или документы компании.

Выбор хостинга или почтового сервиса

• Определитесь, нужен ли вам обычный хостинг или специализированный почтовый сервис. Рассмотрите такие аспекты, как возможности управления почтовыми ящиками, интеграция с другими инструментами, меры безопасности и стоимость услуг.

Шаги создания корпоративной почты

1. Подтверждение домена

Первый шаг в создании корпоративной почты — подтвердить право владения доменом, добавив TXT-запись в DNS настройки. Эта запись верифицирует ваше владение перед почтовым сервисом. Подтверждение через DNS рекомендуется, так как это позволяет управлять подтверждением даже без наличия активного сайта.

TXT-запись (Text Record)

– это тип записи в системе доменных имен (DNS), который предназначен для предоставления текстовой информации остальным серверам и приложениям. TXT-записи часто используются для подтверждения владения доменом, настройки политик отправки почты и верификации различных сервисов и приложений.

1. Добавление MX-записей

MX-записи (Mail Exchange)

необходимы для направления входящей почты на ваш почтовый сервер. Они указывают, какие серверы принимают почту за ваш домен и в каком приоритете.

Для настройки MX-записей:

1. Войдите в панель управления вашего хостинга.

2. Перейдите к разделу DNS-зоны и выберите ваш домен.

3. Удалите старые MX-записи, если они есть.

4. Добавьте новую MX-запись с параметрами, специфичными для вашего почтового провайдера. Пример для Яндекса: приоритет 10, адрес mx.yandex.net.

5. Настройка SPF-записей

SPF (Sender Policy Framework)

помогает предотвратить фальсификацию адресов. Эта запись в DNS определяет, какие серверы разрешено использовать для отправки почты от вашего домена.

Настройка:

1. Войдите в управление DNS.
2. Добавьте новую TXT-запись с нужными параметрами, которые определяют, какие серверы могут отправлять почту от имени вашего домена. Пример записи: v=spf1 include:_spf.yandex.net ~all.

1. Добавление DKIM-подписей

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

обеспечивает целостность сообщений. Вы добавляете специальный ключ в DNS, и каждое исходящее сообщение подписывается этим ключом, что позволяет получателю проверить, что сообщение не было изменено.

Настройка:

1. В панели управления DNS создайте новую TXT-запись.

2. Введите спецификации, предоставленные вашим почтовым провайдером, чтобы настроить DKIM для подписи ваших писем. Пример для использования с Яндексом: mail._domainkey IN TXT “v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0G…”; где p= содержит ваш публичный ключ.

3. Создание учетных записей пользователей

После технической настройки, перейдите к созданию учетных записей:

1. В административной панели почтового сервиса создайте почтовые ящики для сотрудников.
2. Настройте группы доступа и разрешения в соответствии с ролями в вашей организации.

Эти шаги помогут вам настроить корпоративную почту на своем домене, обеспечивая надежность и безопасность переписки.

Популярные сервисы для создания корпоративной почты

Яндекс 360 для бизнеса

Стоимость: Около 311 рублей на пользователя в месяц.

Особенности: Предлагает неограниченное количество почтовых ящиков на один домен, высокую скорость работы зависящую от провайдера, встроенный мессенджер и 10 ГБ на Яндекс.Диск для каждого пользователя.

Дополнительные удобства: Включает календарь, поддержку вложенных файлов, множество настроек для пользователей, защиту от вирусов и спама, и возможность управления задачами.

P7-Офис

Стоимость: От 5000 до 7800 рублей в год в зависимости от выбранного тарифа.

Особенности: Управление документами, почтой, календарём и внутренней соцсетью. Предлагает профессиональные редакторы текстов, таблиц и презентаций, совместимость с MS Office.

Преимущества: Возможность совместной работы, комментирования и чата в документах, структурированное хранение документов и тесная интеграция с почтой.

Mail.ru для бизнеса

Стоимость: От 2990 до 3990 рублей в месяц за только почту.

Особенности: Возможность создания до 5000 ящиков, интеграция с облачными хранилищами, мессенджер, конструктор сайтов.

Преимущества: Высокий уровень безопасности, поддержка многочисленных форматов документов, возможность интеграции с календарем и системой документооборота.

Google Workspace

Стоимость: От 398 до 1329 рублей на пользователя в месяц в зависимости от тарифа.

Особенности: Включает почту, календарь, видеоконференции, совместную работу над документами.

Преимущества: Надёжная интеграция с Google Meet и Google Chat, продвинутая защита с помощью машинного обучения, полная совместимость с популярными почтовыми клиентами.

Каждый из этих сервисов предлагает уникальные функции, которые могут быть адаптированы под нужды вашего бизнеса. Выбор подходящего поставщика зависит от ваших требований к функциональности, стоимости и удобству использования.

Облачные VS локальные решения для корпоративной почты

Выбор между облачными и локальными решениями для корпоративной почты зависит от ряда факторов, включая размер компании, требования к безопасности и доступные ресурсы.

Облачные почтовые сервисы

Преимущества:

• Простота управления
• Масштабируемость
• Доступ из любой точки мира

Недостатки:

• Ваши данные хранятся у провайдера, что может вызывать опасения по поводу конфиденциальности.
• Постоянные расходы на абонентскую плату.

Примеры облачных сервисов: Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail.

Локальные почтовые серверы

Преимущества:

• Все данные хранятся на собственных серверах компании, обеспечивая высокий уровень безопасности и конфиденциальности.
• Однократный платеж

Недостатки:

• Техническое обслуживание
• Высокие начальные затраты на покупку и настройку сервера.

Примеры локальных решений: Microsoft Exchange Server, Zimbra Collaboration Suite.

Выбор между этими двумя вариантами должен основываться на анализе текущих и будущих потребностей вашего бизнеса, а также на оценке возможностей по управлению ИТ-инфраструктурой.

Вам нужна биржа заданий для фрилансеров для подработки или хотите найти маркетолога по продвижению?