Корпоративная почта играет важную роль в современном бизнесе. Она обеспечивает профессиональное общение, повышает доверие клиентов и улучшает внутренние коммуникации. Использование собственного домена для почты позволяет компании выделиться на фоне конкурентов, укрепляет бренд и гарантирует безопасность обмена информацией. Корпоративная почта также облегчает управление учетными записями сотрудников и обеспечивает контроль над корпоративной перепиской
Что такое корпоративная почта?
— это специализированная служба электронной почты, которая использует доменное имя компании, отличаясь тем от стандартных почтовых сервисов. Она позволяет сотрудникам иметь адреса электронной почты, которые являются отражением их профессиональной принадлежности к организации, например, имя@вашакомпания.com.
Основные преимущества корпоративной почты:
- Возможности настройки мер безопасности и защиты данных значительно увеличивают уровень защиты.
- Облегчает управление доступом сотрудников к корпоративным ресурсам.
- Использование собственного домена добавляет профессионализм и узнаваемость во внешние коммуникации компании.
Зачем нужна корпоративная почта?
Корпоративная почта является ключевым инструментом для достижения нескольких важных бизнес-целей:
Повышение доверия клиентов
Использование профессионального почтового адреса на собственном домене компании способствует формированию положительного имиджа и укрепляет доверие клиентов. Это показывает серьёзность подхода к бизнесу и заботу о конфиденциальности переписки.
Улучшение внутренней коммуникации
Корпоративная почта обеспечивает удобные и эффективные средства для внутренней коммуникации. Она позволяет организовать почтовые группы, общие папки и календари, что значительно упрощает координацию работы сотрудников.
Настройка маркетинговых рассылок
С помощью корпоративной почты легко настроить и контролировать маркетинговые кампании, управлять рассылками и отслеживать отклики. Это дает возможность проводить целевые кампании, повышая их эффективность и охват.
Регистрация доменного имени для корпоративной почты
Выбор доменного имени
- Выбирайте короткое, запоминающееся имя, которое ассоциируется с вашим брендом или отраслью. Избегайте специальных символов и чисел для упрощения написания и запоминания.
- Желательно использовать расширение .com, поскольку оно наиболее узнаваемо.
Проверка доступности домена
- Используйте онлайн-сервисы для проверки доступности желаемого доменного имени, такие как сервисы регистраторов доменов или специализированные поисковые системы для доменов.
Процесс регистрации
- Выберите надежного регистратора с хорошей репутацией. Учитывайте такие факторы, как стоимость, предлагаемые услуги, удобство использования их платформы, а также качество технической поддержки.
- В зависимости от региона или страны, может потребоваться предоставление дополнительных документов, таких как удостоверение личности или документы компании.
Выбор хостинга или почтового сервиса
- Определитесь, нужен ли вам обычный хостинг или специализированный почтовый сервис. Рассмотрите такие аспекты, как возможности управления почтовыми ящиками, интеграция с другими инструментами, меры безопасности и стоимость услуг.
Шаги создания корпоративной почты
- Подтверждение домена
Первый шаг в создании корпоративной почты — подтвердить право владения доменом, добавив TXT-запись в DNS настройки. Эта запись верифицирует ваше владение перед почтовым сервисом. Подтверждение через DNS рекомендуется, так как это позволяет управлять подтверждением даже без наличия активного сайта.
– это тип записи в системе доменных имен (DNS), который предназначен для предоставления текстовой информации остальным серверам и приложениям. TXT-записи часто используются для подтверждения владения доменом, настройки политик отправки почты и верификации различных сервисов и приложений.
- Добавление MX-записей
необходимы для направления входящей почты на ваш почтовый сервер. Они указывают, какие серверы принимают почту за ваш домен и в каком приоритете.
Для настройки MX-записей:
-
Войдите в панель управления вашего хостинга.
-
Перейдите к разделу DNS-зоны и выберите ваш домен.
-
Удалите старые MX-записи, если они есть.
-
Добавьте новую MX-запись с параметрами, специфичными для вашего почтового провайдера. Пример для Яндекса: приоритет 10, адрес mx.yandex.net.
-
Настройка SPF-записей
помогает предотвратить фальсификацию адресов. Эта запись в DNS определяет, какие серверы разрешено использовать для отправки почты от вашего домена.
Настройка:
- Войдите в управление DNS.
- Добавьте новую TXT-запись с нужными параметрами, которые определяют, какие серверы могут отправлять почту от имени вашего домена. Пример записи: v=spf1 include:_spf.yandex.net ~all.
- Добавление DKIM-подписей
обеспечивает целостность сообщений. Вы добавляете специальный ключ в DNS, и каждое исходящее сообщение подписывается этим ключом, что позволяет получателю проверить, что сообщение не было изменено.
Настройка:
-
В панели управления DNS создайте новую TXT-запись.
-
Введите спецификации, предоставленные вашим почтовым провайдером, чтобы настроить DKIM для подписи ваших писем. Пример для использования с Яндексом: mail._domainkey IN TXT “v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0G…”; где p= содержит ваш публичный ключ.
-
Создание учетных записей пользователей
После технической настройки, перейдите к созданию учетных записей:
- В административной панели почтового сервиса создайте почтовые ящики для сотрудников.
- Настройте группы доступа и разрешения в соответствии с ролями в вашей организации.
Эти шаги помогут вам настроить корпоративную почту на своем домене, обеспечивая надежность и безопасность переписки.
Популярные сервисы для создания корпоративной почты
Яндекс 360 для бизнеса
Стоимость: Около 311 рублей на пользователя в месяц.
Особенности: Предлагает неограниченное количество почтовых ящиков на один домен, высокую скорость работы зависящую от провайдера, встроенный мессенджер и 10 ГБ на Яндекс.Диск для каждого пользователя.
Дополнительные удобства: Включает календарь, поддержку вложенных файлов, множество настроек для пользователей, защиту от вирусов и спама, и возможность управления задачами.
P7-Офис
Стоимость: От 5000 до 7800 рублей в год в зависимости от выбранного тарифа.
Особенности: Управление документами, почтой, календарём и внутренней соцсетью. Предлагает профессиональные редакторы текстов, таблиц и презентаций, совместимость с MS Office.
Преимущества: Возможность совместной работы, комментирования и чата в документах, структурированное хранение документов и тесная интеграция с почтой.
Mail.ru для бизнеса
Стоимость: От 2990 до 3990 рублей в месяц за только почту.
Особенности: Возможность создания до 5000 ящиков, интеграция с облачными хранилищами, мессенджер, конструктор сайтов.
Преимущества: Высокий уровень безопасности, поддержка многочисленных форматов документов, возможность интеграции с календарем и системой документооборота.
Google Workspace
Стоимость: От 398 до 1329 рублей на пользователя в месяц в зависимости от тарифа.
Особенности: Включает почту, календарь, видеоконференции, совместную работу над документами.
Преимущества: Надёжная интеграция с Google Meet и Google Chat, продвинутая защита с помощью машинного обучения, полная совместимость с популярными почтовыми клиентами.
Каждый из этих сервисов предлагает уникальные функции, которые могут быть адаптированы под нужды вашего бизнеса. Выбор подходящего поставщика зависит от ваших требований к функциональности, стоимости и удобству использования.
Облачные VS локальные решения для корпоративной почты
Выбор между облачными и локальными решениями для корпоративной почты зависит от ряда факторов, включая размер компании, требования к безопасности и доступные ресурсы.
Облачные почтовые сервисы
Преимущества:
- Простота управления
- Масштабируемость
- Доступ из любой точки мира
Недостатки:
- Ваши данные хранятся у провайдера, что может вызывать опасения по поводу конфиденциальности.
- Постоянные расходы на абонентскую плату.
Примеры облачных сервисов: Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail.
Локальные почтовые серверы
Преимущества:
- Все данные хранятся на собственных серверах компании, обеспечивая высокий уровень безопасности и конфиденциальности.
- Однократный платеж
Недостатки:
- Техническое обслуживание
- Высокие начальные затраты на покупку и настройку сервера.
Примеры локальных решений: Microsoft Exchange Server, Zimbra Collaboration Suite.
Выбор между этими двумя вариантами должен основываться на анализе текущих и будущих потребностей вашего бизнеса, а также на оценке возможностей по управлению ИТ-инфраструктурой.
Ищите надежную фриланс-биржу или хотите заказать e-mail-рассылки?
Комментарии