Когда заказов много, даже ежедневных переработок становится недостаточно, чтобы успеть их закрыть. Один заказчик просит доработать макет к четвергу, второй ждёт текст к пятнице, третий требует созвон по новому заказу сейчас.
По данным исследования PwC над 10 640 проектами, только 2,5% компаний успешно завершают все заказы на 100% — остальные либо срывают сроки, либо не укладываются в бюджет.
Фрилансерам, продакт-менеджерам, руководителям команд и владельцам бизнеса требуется система, базирующаяся на многозадачности. В основе она включает расчёт времени по тайм-блокам, электронную фиксацию договорённостей и планирование исходя из нагрузки. Иначе — дедлайны накладываются друг на друга, а глаза разбегаются.
В этой статье покажем пошаговый алгоритм:
- как оценить реальную нагрузку;
- зафиксировать договорённости с заказчиком;
- спланировать рабочий день с учётом переключения между задачами.
Этот материал для тех, кто ведёт несколько проектов параллельно и хочет сдать всё вовремя, не выгореть и сохранить (или укрепить) репутацию. Вы научитесь заранее видеть перегруз, честно перераспределять сроки и держать фокус на приоритетных задачах.
Начнём с главного — оценки реальной нагрузки и поиска «узких мест», часто срывающих дедлайны.
Оцените реальную нагрузку перед стартом
Первый шаг — честно посчитать, сколько есть часов на работу. Вычтите из рабочей недели личные дела, форс-мажоры, отдых, бытовые задачи. Получили хотя бы 40 часов? Отлично, это ваш реальный бюджет времени. Теперь оцените, сколько часов съест каждый заказ, чтобы оценить срочность дедлайна — это, простыми словами, крайний срок, до которого нужно выполнить задачу.
Трудозатраты рассчитайте по аналогичным задачам из прошлого опыта, либо уточните объём у заказчика. Сложите часы по заказам и сравните сумму с доступным временем. Планирование работы над проектом начинается с простой арифметики, а не оптимистичных обещаний.
Пример расчёта: взяли три заказа, каждый требует 15 часов в неделю. Итого 45 часов, но доступно 40. Не хватает пяти — отложите, делегируйте или согласуйте новые сроки с заказчиком.
Всегда закладывайте буфер 10–20% на непредвиденное: заболели, сломался компьютер, заказчик попросил переделать, пришла срочная задача от другого клиента. Если нагрузка превышает доступное время с учётом буфера, лучше честно отказаться от части работы, чем сорвать контроль над дедлайнами.
Зафиксируйте договорённости по каждому проекту
Когда заказов несколько, память не удержит задачи, подзадачи. Соберите бриф или ТЗ по заказам: что делать, объём, формат результата, критерии готовности.
Согласуйте дедлайны и промежуточные точки сдачи с заказчиком. Не назначайте сроки на личное усмотрение. Запишите бюджет времени: сколько часов в день или неделю уйдёт на заказ.
Сохраните всё в одном месте — папка в облаке, таск-менеджер, Google Docs. Главное, чтобы не приходилось перерывать переписки в мессенджерах при поиске уточнений. Контроль договорённостей упрощается, когда они собраны под рукой.
Шаблон фиксации (минимальный набор полей):
- Название заказа;
- Имя заказчика + контакты;
- Что сдать;
- Дедлайн финальной сдачи;
- Бюджет времени (ч/нед);
- Способ связи по срочным вопросам.
Если у вас много заказов с разными заказчиками, удобно собрать все договорённости в одном месте. На платформе Work24 можно создать отдельную карточку под каждый заказ, прикрепить бриф и ТЗ, выставить дедлайны с напоминаниями — так ничего не потеряется и не придётся перерывать историю переписок.
💡 Это интересно: у сторон с письменно зафиксированными договорённостями ситуации с недопониманиями случаются в три раза реже
Планируйте каждый день с учётом переключения
Составьте план работы на день или неделю. Выделите блоки времени под конкретные дела — это называется тайм-блокинг. Группируйте похожие задачи в один временной отрезок: дизайн в одном блоке, код в другом, тексты в третьем. Реже придётся переключать мозг и терять концентрацию на восстановление контекста.
Используйте технику тайм-блокинга: 2–3 часа на один заказ без переключения на другие дела. Между заказами оставляйте 15–30 минут для «входа в контекст». Буфер уйдет на открытие ТЗ, возвращение к последнему шагу работы, перенастройке внимания на новую задачу.
Методы тайм-менеджмента направлены на удержание фокуса и эффективности в многозадачной среде. Для мелких задач и рутины подойдет техника Pomodoro — 25 минут работы + 5 минут отдых. Для глубокой сосредоточенной работы (без отвлечений на мессенджеры и уведомления) — 90-минутные блоки.
Пример плана на рабочий день:
- 9:00–11:30 — Проект А (дизайн макетов)
- 11:30–12:00 — перерыв, кофе, короткая прогулка
- 12:00–14:00 — Проект Б (написание текстов)
- 14:00–14:30 — обед
- 14:30–17:00 — Проект В (вёрстка страниц)
Расставляйте приоритеты по матрице «срочно/важно»: критичные задачи с горящими дедлайнами закрывайте в часы пиковой продуктивности. Менее срочные дела сдвигайте на вторую половину дня или на следующий день.
Как переключаться между проектами без потери контекста
Заканчивайте рабочую сессию по заказу коротким чек-листом:
- Сделано;
- Осталось доделать;
- На очереди.
Перед стартом нового заказа дайте себе 2–3 минуты на восстановление контекста — откройте ТЗ и бриф, пробегитесь глазами по последнему результату, вспомните, где остановились.
Используйте цветовое кодирование папок, меток или тегов в таск-менеджере по заказам, чтобы ориентироваться в системе. Один цвет — один заказ, всё связанное с ним помечено одинаково.
📍 Запомните: переключение между заказами без подготовки съедает до 20% рабочего времени на то, чтобы «вспомнить, что я тут делал». Это не мелочь, а серьёзная потеря продуктивности.
Ведите единый список всех задач и дедлайнов
Соберите задачи всех заказов в одном месте. Notion, Trello, Google Sheets, бумажный ежедневник — выбирайте инструмент, которым реально будете пользоваться. Управление несколькими проектами невозможно без единой системы учёта.
Отмечайте дедлайны и приоритет задач, например, по матрице Эйзенхауэр с категориями:
- срочно/важно
- важно/не срочно
- срочно/не важно
- не срочно/не важно
Проверяйте список дважды в день: утром — чтобы составить план на день, вечером — чтобы зафиксировать выполненное и перенести оставшееся на следующий день. Привычка двойной проверки даёт постоянный контроль над нагрузкой.
Пример колонок в структуре единого списка Notion:
- «Проект» (название заказа)
- «Задача» (конкретное действие)
- «Дедлайн» (дата и время сдачи)
- «Статус» (не начато / в работе / на проверке / готово)
👉 Чек-лист быстрого старта для ведения нескольких проектов:
- Оцените доступное время на неделю (вычтите личные дела, форс-мажоры)
- Соберите бриф с ТЗ по каждому заказу
- Создайте единый список задач в одной системе
- Распределите задачи по дням в виде тайм-блоков
- Поставьте напоминания на дедлайны
- Проверяйте статус списка утром и вечером
- Корректируйте план при сдвигах или появлении новых задач
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Не оценили реальную нагрузку заранее → Взяли больше заказов, чем физически можете выполнить → Сорвали дедлайны по всем фронтам одновременно.
Сначала честно рассчитайте доступное время с трудозатратами, потом берите новые заказы в работу.
Ошибка 2: Не зафиксировали ТЗ в письменном виде → Заказчик ждал одно, получил другое → Переделки в сопровождении конфликта.
Обязательный письменный бриф или ТЗ + подтверждение от заказчика до старта работы.
Ошибка 3: Спонтанное переключение между заказами→ Постоянно тратите время на «вспомнить, что я тут делал» → Потеря до 20% рабочего времени впустую.
Тайм-блоки по 2–3 часа на один заказ + короткий чек-лист перед паузой. Бессистемная многозадачность ведёт к выгоранию.
Ошибка 4: Раздробленный список задач с дедлайнами → Упустили срок → Срыв и потеря заказчика.
Единая система учёта всех задач в одном месте (см. раздел выше про списки).
Ошибка 5: Не сообщаете заказчику о возникновении проблемы → Заказчик узнаёт о срыве срока в день дедлайна.
Предупреждайте заказчика за 2–3 дня минимум. Если видите риск не успеть, предлагайте варианты решения (урезать объём, сдать частями, сдвинуть дедлайн).
❗ Это важно: 80% заказчиков идут навстречу и соглашаются на разумные компромиссы, если вы предупреждаете их заранее и предлагаете конкретные варианты решения, а не просто извиняетесь.
Ошибка 6: Работаете без полноценного отдыха неделями подряд → Накапливается усталость, возникают ошибки в работе, срываются сроки → Выгорание с потерей продуктивности.
Планируйте минимум 1–2 дня в неделю полностью без работы над проектами или устраивайте короткие рабочие дни для восстановления. Тайм-менеджмент включает в обязательное право на полноценный отдых.
Заключение
Ведение нескольких проектов одновременно — это не про героизм и бесконечные переработки, а про выстроенную систему, подчиняющуюся дисциплине. Базисы: оценить нагрузку и доступное время, зафиксировать договорённости в письменном виде, спланировать рабочий день с учётом переключения между заказами, использовать единый список всех задач с дедлайнами.
Действуйте по чёткому алгоритму из этого материала — и дедлайны перестанут быть источником постоянного стресса и тревоги. Используйте чек-лист быстрого старта из раздела выше, чтобы ничего не упустить при запуске новых заказов.
Комментарии